Mail Merge

A. Tujuan

1. Dapat membuat database mail merge pada Ms Office Excel
2. Dapat menautkan mail merge di Ms Office Word
3. Mampu mengintegrasikan Ms Office Word dan Ms Office Excel dengan benar

B. Landasan Teori

Mail Merge adalah suatu fasilitas di dalam ms word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat yang dapat dikirim ke beberapa penerima/tujuan. 

Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu:

1. Surat/Letter
2. Label Surat/ Maling label
3. Amplop/Envelope
4. Direktori/Directories

 2 hal penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu:

1. Main Document/Dokumen Utama => dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat.
2. Data Source/Sumber Data => sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Sumber data berasal dari:

• Ms Office Outlook Contact List
• Ms Office Excel Worksheets
• Ms Office Word Tables
• Ms Office Access Database Tables

C. Langkah Membuat Data Source dalam Format Excel

1. Buka Ms Excel 2010

2. Ketik data berikut dalam worksheet

3. Kemudian simpan dengan nama dataundangan.xlsx

4. Kemudian buka Ms Word

5. Klik mailing, kemudian klik start mail merge dan pilih letters

6. Kemudian klik select recipients, lalu pilih use an existing list dan pilih dataundangan.xlsx

7. Kemudian klik edit recipient list, dan pilih nama mana saja yang diinginkan lalu klik OK

8. Kemudian klik insert merge field dan pilih nama

9. Dan sisipkan alamat dan kota, sehingga hasilnya dapat dilihat sebagai berikut

10. Untuk melihat hasilnya, pada tab mailing pilih preview result

11. Untuk mencetak hasil mergingnya, pada tab mailing pilih finish & merge lalu pilih print documents

12. Setelah itu akan muncul kotak dialog  dan beberapa pilihan. Adapun tombol pilihan tersebut yaitu:

 

1. All digunakan untuk menggabung atau mencetak seluruh record yang ada

2. Current Record digunakan untuk menggabung atau mencetak data khusus record atau data yang aktif dan sedang dipilih.

3. From... To... digunakan untuk menggabung atau mencetak data tertentu mulai dari (From) dan sampai degan (To)

13. Jika ingin menyunting dokumen hasil mail merge terlebih dahulu maka pada pilihan finish & merge, pilih edit individual documents, nantinya akan terbentuk dokumen baru dengan nama letter1